Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выявленные нарушения при проверки ведения трудовых книжек». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.
Акт о результатах самопроверки
Электронная трудовая книжка в 2021 году будет содержать практически весь перечень информации, которые мы привыкли видеть в традиционном бумажном документе:
- Личные данные сотрудника;
- Даты приема на работу, перевода, увольнения;
- Место работы;
- Вид мероприятия (прием, перевод или увольнение);
- Профессия, должность, структурное подразделение, специальность, квалификация;
- Вид выполняемой работы в организации;
- Основания кадровых мероприятий – даты и номера приказов;
- Причины прекращения трудовых отношений с работником.
Как проверить трудовую книжку на подлинность? Выявить поддельную трудовую книжку можно по различным параметрам:
- По отсутствию серии и номера, по несоответствующему государственному стандарту номеру, по его расположению.
- По количеству страниц.
- По типографии, в которой отпечатана книжка.
- По одной из записей, которая может быть поддельной.
Трудовая книжка – документ государственного образца с определенными параметрами. Поэтому выявить подделку можно по:
- Несоответствию номера госстандарту или его отсутствию на документе.
- Неправильному числу страниц.
- Наименованию типографии (трудовые книжки печатаются только на Гознаке).
- Выявлению несоответствия в одной из записей.
Это самый надежный способ проверки подлинности документа. Серия каждой трудовой книжки строго соответствует нормативу и году выпуска.
Характеристики номерных знаков книжек старого образца (1977 г.):
- Единый номер указывается через каждые 4 страницы: на 1, 5, 9 и так далее до 37 стр. Всего 10 номеров.
- Номера на всех страницах должны быть идентичными.
- Цвет номеров – красный.
Несколько отличаются характеристики номерных знаков у книжек нового образца (2003 г.):
- Единый номер и серия указываются на 1, 3, 9, 15, 19, 23, 27, 31, 33, 37, 39 стр. Всего 11 номеров.
- Все серии и номера должны быть абсолютно идентичными.
- Цвет серий – черный, а номеров – красный.
Важно! Идентификаторы присваиваются документам по годам издания. Это значит, что книжки одного образца печатались в разное время. Можно сравнить несколько документов между собой: номерные знаки должны различаться в соответствии с хронологией.
В России утверждена следующая форма трудовой книжки:
- Твердая обложка из бумажного винила, у новых книжек – из тканевого винила, коленкора. У старых образцов обложка может быть картонной.
- Обязателен титульный лист, где указываются основные данные сотрудника.
- Вид страниц – табличный с разлиновкой для указания информации о работе.
- На обложке присутствует наименование документа и герб СССР или России (зависит от образца).
Страницы пронумерованы, поэтому легко выявить, все ли они присутствуют в документе. Также должны иметься водяные знаки для защиты от подделок. В старых книжках на заключительных страницах должны просматриваться неоднородные линии. В новых защита более замысловатая: на просвет можно увидеть двухцветный знак, а на листах имеется разновидность сетки.
Правила, согласно которым в трудовую книжку сотрудника вносятся изменения, регламентируются несколькими документами:
- Трудовой кодекс РФ – здесь чётко прописано, как работодатель должен вести и хранить документацию, касающуюся сотрудников. Речь здесь идёт обо всех персональных данных, кроме того ТК РФ даёт чёткое определение всех документов связанных с трудоустройством, в том числе трудовой книжки;
- Постановление «О трудовых книжках» №225 – здесь подробно расписано, как должен выглядеть бланк трудовой книжки, вкладыш, какие должны соблюдаться нормы хранения документа и внесения в него записей;
- Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению трудовой книжки» №69 – наиболее полно отображает алгоритм заполнения всего документа, а так же содержит обязательные к соблюдению рекомендации по исправлению ошибок.
- КоАП РФ – регламентирует ответственность, которая ложится на сотрудников за несоблюдение правил предусмотренных законом, для обращения с трудовыми книжками.
Сейчас мы более подробно рассмотрим, какие рекомендации содержат эти документы, касательно трудовой книжки, то, как должны вестись записи, и обязательные к соблюдению нормы, которые раскрываются в приведённых выше документах.
Согласно правилам ведения и хранения трудовой книжки, вносимые в данный документ записи должны вноситься в бланк шариковой, перьевой или ручкой-роллером. Цвет чернил должен быть чёрным, синим или фиолетовым. Чернила должны быть стойкими к влажности и свету.
Все сведения, указываемые в документе, должны вноситься без сокращений на русском языке или на языке республики, официально установленном в данном регионе РФ.
Минтруд меняет правила ведения трудовых книжек
По данным статистики, самые частые ошибки и неточности возникают в заполнении «Сведений о работе». Что в таком случае делать?
- После некорректной записи надо поставить номер по хронологии.
- В графе «Дата» написать адекватную информацию.
- В «Сведениях о работе» следует вписать информацию такого типа – запись под номером (указать его) считать недействительной.
- В последней графе написать распорядительный акт, с указанием номера и даты.
Если книжка оформляется с чистого листа и допускается ошибка, ее можно уничтожить с заполнением соответствующего акта. А в новой книжке все заново пишут без ошибок.
Вкладыш в трудовую книжку – это кадровый документ, необходимый в случае, когда место в книжке закончилось, а внести записи в нее требуется. Порядок заполнения вкладыша регламентирован следующими нормативными актами:
- ТК РФ. В нем прямо не урегулирован порядок использования вкладыша, однако он содержит сведения, касающиеся, в частности, порядка внесения записей об увольнении сотрудника.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Данный документ раскрывает вопросы о том, в каких случаях вкладыш применяется и описывает общие принципы его заполнения.
- Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. В документе раскрывается порядок заполнения трудовых книжек, который по аналогии применим и к вкладышам.
Основная проблема при заполнении вкладышей – отсутствие четкого и детального регулирования процедуры. В связи с этим, кадровые работники при возникновении спорных вопросов вынуждены обращаться к разъяснением Минтруда РФ, а также применять сложившуюся практику кадрового документооборота.
Выписка – это документ, представленный как ксерокопия или воссозданный вручную текст трудовой.
Особенность выписки в том, что это копия не абсолютно всех страниц, а лишь нескольких нужных человеку. Например – копия титульного и последнего листа с записью о настоящем месте трудовой деятельности.
Чтобы безошибочно сделать выписку, нужно придерживаться определенных требований:
- Если она составляется вручную – на листе бумаги А4 вверху делают надпись «Выписка из трудовой книжки», затем пишут все данные с титульного листа.
- Потом переходят к внесению информации о местах работы.
- Если выписка оформляется из копий листов, они пронумеровываются, заверяются подписями и печатью вверенного лица, сшиваются нитью, и еще раз заверяются печатью и подписью в месте прошивки.
- Выдача выписки производится по заявлению и официальному акту – приказу.
Важно указать то, что человек работает в конкретном учреждении по настоящее время.
Аналогично поступают и с рукописным вариантом.
Образец выписки из трудовой книжки найдете здесь.
При визуальном осмотре проверяем, отвечает ли трудовая книжка следующим требованиям:
- на обложке изображен герб России и есть надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»;
- книжка изготовлена на специальной бумаге с химзащитой и двухтоновым водяным знаком «ТК», который видно на просвет;
- все страницы имеют сквозную нумерацию;
- светящаяся в ультрафиолете надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА» расположена на каждой странице;
- серия и номер внутри книжки одни и те же на всех страницах;
- на обороте указано, что изготовитель — типография Гознака
Эти требования обязательны для трудовых книжек, выпущенных после 2004 года и установлены приказом министерства финансов 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».
Если работник принес трудовую книжку, выпущенную до 2004 года, то необходимо сверить серию и год выпуска.
Дата оформления трудовой книжки работнику не должна быть раньше года выпуска самой книжки. (К примеру, не может быть, чтобы книжка была оформлена в 2006 году, а выпущена только в 2010 году.)
Также проверяем соответствие серии книжки и года ее выпуска. В таблице приведены серии трудовых книжек, которые выпускали в России (СССР) в период с 1974 года.
| Год выпуска трудовой книжки | Серия трудовой книжки |
|---|---|
| 1974–1976 | АТ-I, БТ-I |
| 1977–1979 | АТ-II, БТ-I |
| 1980–1982 | АТ-III, БТ-I |
| 1983–1985 | АТ-IV, БТ-I |
| 1986–1989 | АТ-V, БТ-II |
| 1990–1992 | АТ-VI, БТ-II |
| 1993–1997 | АТ-VII |
| 1997–2000 | АТ-VIII |
| 2001–2003 | АТ-IX |
| 2003 | АТ-X |
| 2004–2005 | ТК |
| 2006–2007 | TK-I |
| 2008 — июнь 2010 | TK-II |
| июнь 2010 — 2012 | TK-III |
| 2013–2014 | TK-IV |
| 2015 | TK-V |
Допустимы расхождения серии и года выпуска в один год.
Акт проверки ведения трудовых книжек
Xkssavnvii малый бизнес не сможет оформлять трудовые книжки работников. 02.07.2011трудовые. книжки. рекомендации по оформлению. Перед введением огнетушителя в эксплуатацию необходимо провести его первоначальную проверку, в процессе которой. Образец трудовой книжки 415=600. бланк расписки в получении. Ведения. порядка. руководство. правила. заполнения. в 2010 году, довольна. пошаговая. трудовых книжек инструкция 69.
Есть еще одна процедура, которую часто путают с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку. Информация для индивидуального предпринимателя: как оформлять трудовую книжку для себя и своих работников. Инструкция — инструкция по заполнению трудовых книжек «,трудовые книжки. порядок ведения, исправления, хранения.
Трудовая книжка — ведение, хранение, учет
В свою очередь, ответственность перед работодателем за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное должностное лицо. Работодатель издает приказ (распоряжение) о назначении такого лица. Как правило, это сотрудник кадровой службы организации.
Приведем пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками. МОУ «Средняя общеобразовательная школа N 34» Приказ г.
Орел от 08.08.2011 N 332-п О назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек В целях совершенствования организации документационного обеспечения кадровой деятельности организации, обеспечения надлежащего порядка при работе с трудовыми книжками работников в соответствии с п.
45 Правил ведения и хранения трудовых книжек Приказываю: Назначить ответственным за работу с трудовыми книжками работников начальника отдела кадров О.А.
Слепневу и возложить на нее организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.
Типичные нарушения в кадровом делопроизводстве
Ее перечень приведен ниже:- система управления охраной труда (СУОТ);- журнал регистрации вводного инструктажа;- программа вводного инструктажа;- перечень производств и профессий, при которых обязательно прохождение медицинских осмотров;- график проведения периодических медицинских освидетельствований;- перечень бесплатно выдаваемой специальной одежды, обуви, других средств индивидуальной защиты;- личная карточка учета спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений;- журнал учета первичных инструктажей;- перечень основных вопросов инструктажа на рабочем месте;- журнал приказов и распоряжений;- приказы по созданию комиссий по проверке знаний безопасных методов труда;- протоколы комиссий двух уровней — руководители (специалисты), работники;- график проведения проверки знаний, проведения контроля по безопасности труда;- программа обучения рабочих безопасным методам труда, оказанию
Проверяется наличие должностных инструкций, заключение трудовых договоров, в том числе с совместителями и временными сотрудниками. Задачей проверки является не только изучение основных положений договоров, соответствие их законодательству, но и выявление сотрудников, с которыми договор не заключен или не подписан в течение трех дней после фактического допущения к работе. Проверка соответствия договоров законодательству также включает в себя рассмотрение порядка издания приказов о приеме и увольнении, наличие на каждого работника карточки по форме № Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. При проверке приказов оценивается точность формулировок и наличие ссылок на соответствующие статьи Трудового кодекса РФ, а также ознакомление сотрудников с приказом под роспись с указанием даты ознакомления. Записи в личной карточке сотрудника сверяются с формулировками трудовой книжки. Листы книги приказов должны быть пронумерованы и прошиты, заверены подписью руководителя.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Может ли компания избежать плановой проверки трудинспекции?
Ответ: Такая возможность существует у субъектов малого предпринимательства. Согласно ст. 26.1 закона №294-ФЗ от 26.12.2008 юрлица и предприниматели, имеющие статус малого предпринимательства вправе избежать проверки ГИТ. Для этого они должны подать заявление, в котором будет содержаться требование об исключении компании из плана будущих проверок.
Вопрос: Насколько часто ГИТ может проводить плановые проверки одной компании?
Ответ: Плановые проверки ГИТ может проводить не чаще 1 раза в 3 года.
Вопрос: При проверке инспекторы запрашивают документы, которые не имеют отношение к предмету проверки. Обязаны ли мы их предоставлять?
Ответ: Перечень документов, которые инспекторы ГИТ вправе запрашивать при проверке не является закрытым. Однако это не означает, что инспекторы могут запрашивать абсолютно любые документы. Работодатель должен предоставлять инспекторам только те документы, которые непосредственно относятся к предмету проверки.
Вопрос: Когда проводятся внеплановые проверки?
Ответ: Любое нарушение трудового законодательства является поводом для проведения внеплановой проверки трудинспекцией. Она может проводится, например, если сотрудник компании обратился в инспекцию с заявлением о нарушении его прав. Однако, инспекторы также будут обращать внимание на наличие других заявлений от граждан, информацию из органов госвласти, запросов о проведении проверки охраны труда и другую информацию.
Как проверить трудовую книжку на подлинность
Нет сомнений, что трудовая книжка – очень важный документ. Однако ранее ее подлинности не уделялось должного внимания, хотя именно ее подделать не составляло особого труда. В те годы россияне легко покупали книжки, теряли их, если хотели, то выбрасывали, и на новом месте работы заводили новые.
К сожалению, проверка на подлинность – задача сложная. Реально существует два способа:
- Если трудовая книжка выпущена до 2004 года, то есть она старого образца, необходимо сравнить дату выпуска книжки с ее серийным номером. Потому что существует соответствие между годами выпуска и серийными номерами. Если соответствия нет, значит, трудовая книжка – подделка. Первый способ существенно снижает возможность приема на работу человека с поддельной трудовой книжкой.
- Второй способ: теперь попытайтесь связаться хотя бы с несколькими прежними работодателями соискателя. Только учтите, что по современному законодательству необходимо предупредить человека, что информация о его трудовой деятельности будет проверяться, и взять письменное разрешение.
ШАГ 4. ПРОВЕРЯЕМ ПРАВИЛЬНОСТЬ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЕМА РАБОТНИКОВ
При приеме на работу заключение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) нанимателя, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись с проставлением расшифровки подписи и даты ознакомления. Такие приказы (распоряжения) должны оформляться в отношении всех работников, трудоустроенных к нанимателю, независимо от вида заключаемого с ними трудового договора, а также от того, является указанная работа основной либо работой по совместительству.
Фактическое допущение работника к работе является началом действия трудового договора независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен (ч. 2 ст. 25 ТК).
При проверке наличия и правильности оформления приказов (распоряжений) о приеме на работу целесообразно параллельно производить проверку трудовых договоров и записей о приеме на работу в трудовых книжках работников. Сведения в части даты приема на работу и профессии (должности) работника, изложенные в указанных документах, не должны отличаться.
ШАГ 12. ПРОВЕРЯЕМ ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ
Первое, на что следует обратить внимание при проверке данного вопроса: у нанимателя не должно быть «задолженности» перед работниками по отпускам за прошлые периоды.
Также нанимателю следует проанализировать продолжительность трудового отпуска, установленного для определенных категорий сотрудников условиями трудового договора и графиком отпусков.
С учетом ч. 1 ст. 155 ТК продолжительность основного отпуска не может быть менее 24 календарных дней.
К числу исключений из указанного правила относятся:
- случаи предоставления трудового отпуска работникам, являющимся обязанными лицами, трудоустроенными по судебному постановлению о трудоустройстве. Согласно ч. 8 п. 14 Декрета Президента Республики Беларусь от 24.11.2006 № 18 «О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях» (в ред. от 23.02.2012) продолжительность их основного отпуска равна 7 календарным дням;
- случаи предоставления отпуска работникам, основной отпуск которых составляет более 24 календарных дней.
Приложениями 1 и 2 к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 24.01.2008 № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней» (в ред. от 17.02.2014) установлены перечень организаций и должностей педагогических работников, продолжительность основного отпуска которых составляет более 24 календарных дней, и перечень категорий работников, продолжительность основного отпуска которых составляет более 24 календарных дней.
Категории работников, продолжительность основного отпуска которых составляет более 24 календарных дней:
- отдельные категории педагогических работников;
- работники профессиональных аварийно-спасательных служб;
- работники, признанные инвалидами;
- работники моложе восемнадцати лет;
- работники, работающие в зонах радиоактивного загрязнения в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС (эвакуации (отчуждения), первоочередного отселения и последующего отселения; с правом на отселение).
Кроме того, следует учесть, что по договоренности между работником и нанимателем трудовой отпуск может быть разделен на две части, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением. При этом одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней.
Не позднее чем за 15 календарных дней должны быть уведомлены работники о времени начала трудового отпуска в силу требований ч. 1 ст. 169 ТК.
Сделать это можно путем оформления персональных письменных уведомлений, ознакомительных листов и ведомостей, заблаговременной подготовки проектов приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков и ознакомления с ними работников.
Средний заработок за время трудового отпуска должен быть выплачен нанимателем не позднее чем за два дня до начала отпуска (ст. 176 ТК). Работающим по контракту средний заработок за все время отпуска следует выплачивать не позднее чем за один день до начала отпуска согласно ч. 4 п. 4 Декрета № 29.
К наиболее распространенным нарушениям, допускаемым на практике при предоставлении трудовых отпусков, относятся:
- отсутствие в организации графика трудовых отпусков;
- перенос части трудового отпуска работника на следующий рабочий год без соблюдения условия о том, что 14 дней должны быть использованы им в текущем рабочем периоде;
- разделение трудового отпуска на три и более частей без наличия соответствующего условия в коллективном договоре (соглашении);
- непредставление работникам, чей труд организован с применением контрактной формы найма, дополнительного поощрительного отпуска за работу по контракту, предусмотренного подп. 2.5 п. 2 Декрета № 29;
- неотражение информации о предоставлении трудового отпуска в личной карточке работника (при ее наличии) и т.д.
ШАГ 14. ПРОВЕРЯЕМ ПРАВИЛЬНОСТЬ ПРИВЛЕЧЕНИЯ РАБОТНИКОВ К ДИСЦИПЛИНАРНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ
Согласно ч. 1 ст. 198 ТК за совершение дисциплинарного проступка наниматель может применить к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания:
- замечание;
- выговор;
- увольнение (п. 4, 5, 7, 8 и 9 ст. 42, п. 1 и 51 ст. 47 ТК).
Согласно подп. 3.3 п. 3 Декрета № 5 с 01.01.2015 руководители организаций вправе применять к работникам, нарушившим производственнотехнологическую, исполнительскую или трудовую дисциплину, в качестве меры дисциплинарного взыскания лишение полностью или частично дополнительных выплат стимулирующего характера на срок до 12 месяцев.
Среди нарушений, допускаемых нанимателями при привлечении работников к дисциплинарной ответственности, наиболее распространенными являются следующие:
- в приказе о применении дисциплинарного взыскания не указывается конкретный дисциплинарный проступок, за который работник привлекается к дисциплинарной ответственности;
- мера дисциплинарного взыскания, примененная к работнику, не предусмотрена законодательством;
- нанимателем нарушен срок наложения дисциплинарного взыскания;
- нанимателем нарушен порядок применения дисциплинарного взыскания (от работника не истребовано объяснение, работник не ознакомлен с приказом (распоряжением) о применении в отношении него дисциплинарного взыскания);
- за совершение дисциплинарного проступка к работнику применено более одного дисциплинарного взыскания;
- дисциплинарное взыскание применено к работнику за совершение виновных действий, не относящихся к его трудовым обязанностям;
- дисциплинарное взыскание к работнику применено неуполномоченным лицом и т.д.
Как сделать выписку из книжки?
Выписка – это документ, представленный как ксерокопия или воссозданный вручную текст трудовой.
Особенность выписки в том, что это копия не абсолютно всех страниц, а лишь нескольких нужных человеку. Например – копия титульного и последнего листа с записью о настоящем месте трудовой деятельности.
Чтобы безошибочно сделать выписку, нужно придерживаться определенных требований:
- Если она составляется вручную – на листе бумаги А4 вверху делают надпись «Выписка из трудовой книжки», затем пишут все данные с титульного листа.
- Потом переходят к внесению информации о местах работы.
- Если выписка оформляется из копий листов, они пронумеровываются, заверяются подписями и печатью вверенного лица, сшиваются нитью, и еще раз заверяются печатью и подписью в месте прошивки.
- Выдача выписки производится по заявлению и официальному акту – приказу.
Важно указать то, что человек работает в конкретном учреждении по настоящее время.
Аналогично поступают и с рукописным вариантом.
Образец выписки из трудовой книжки найдете здесь.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Действие 1. Утверждение графика отпусков
График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), то есть в 2000 году до 17 декабря. Государственные учреждения используют унифицированную форму графика Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Издайте приказ о составлении графика и укажите в нем срок составления графика, поручения ответственным лицам и срок их исполнения.
При составлении графика отпусков обязательно учтите, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы в вашей организации, или в иные периоды, установленные нормативными правовыми актами РФ (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ).
Включайте в график все работников, которые у вас есть на тот момент. Новичков, оформленных на работу после утверждения графика, включать в него постфактум не нужно. Их отпуска войдут в график на следующий, 2022 год. А в 2021 году отпуск таким сотрудникам предоставляйте на основании заявлений.
Внешних совместителей можно включить в график, если они успели предоставить справку или выписку из графика отпусков с основной работы. При этом укажите тот же период отпуска, что и на основной работе (ст. 286 ТК РФ).
В график должны быть отражены все дни основных и дополнительных отпусков. В этом году их нужно особенно внимательно посчитать, поскольку из-за пандемии кто-то свой отпуск многократно дробил, кто-то использовал авансом, кто-то, наоборот, использовал не все дни. О неиспользованных днях отпуска сделайте пометку в графе «Примечание», например: «5 календарных дней – перенос с прошлого года».
Если у вас есть профсоюз, направьте ему проект графика в течение 5 рабочих дней со дня составления (то есть до утверждения). Если профсоюз не согласен с проектом графика и подготовил предложения по его совершенствованию, можете принять их либо в течение 3 дней после получения этих предложений провести с профсоюзом дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего можно график все же утвердить. При этом профсоюз, в свою очередь, может обжаловать график в ГИТ или в суд, а также начать процедуру коллективного трудового спора (ст. 372 ТК РФ).
Предоставьте график отпусков руководителю кадровой службы для подписания и руководителю организации для утверждения. В графе формы Т-7 «Номер документа» укажите порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов. Конкретную дату утверждения проставьте в графе «Дата составления».
Несмотря на отсутствие в законодательстве прямого требования об этом, утвержденный график отпусков доведите до сведения всех работников под подпись, в частности, заранее можно дополнить таблицу формы Т-7 графика графой 11 или завести отдельный журнал ознакомления с графиками отпусков.
Вносимые в график изменения должны быть оформлены приказом работодателя.